Myndigheten behövde modernisera sin dokumenthantering för att stödja digitaliseringen av organisationens processer och möta höga krav på säkerhet och tillgänglighet. Systemen för hantering och visning av dokument var komplexa, vilket försvårade arbetet för handläggarna, särskilt i en miljö med över 4,000 användare som dagligen är beroende av snabb och säker dokumentåtkomst. Det fanns även behov av en säker kommunikationsplattform för konfidentiell kommunikation mellan handläggare och sökande.
Erik Fremred ledde flera avgörande initiativ för att hantera dessa utmaningar:
Utveckling av en omfattande dokumenthanteringsplattform: Erik byggde en integrerad plattform för att effektivisera hanteringen och delningen av dokument och information, med verktyg som stödjer dokumentens hela livscykel från skapande till arkivering. Plattformen byggdes för att underlätta en digitaliserad hantering av myndighetens processer och säkerställa att alla system samverkade smidigt.
Implementering av dokumentvisaren: Erik ansvarade för utveckling och underhåll av Dokumentvisaren, ett verktyg för visning av dokument som dagligen används av alla Migrationsverkets handläggare. Verktyget utformades för att säkerställa snabb och pålitlig åtkomst till dokument i ett användarvänligt gränssnitt, vilket minskade tiden för att hitta relevant information.
Utveckling av säker meddelandefunktion: Erik byggde en plattform för säker kommunikation mellan sökande och handläggare, vilket krävde avancerad hantering av säkerhetsprotokoll för att skydda känslig information. Denna lösning innefattade både front-end och back-end-utveckling och möjliggjorde för myndigeten att kommunicera konfidentiell information på ett tryggt och GDPR-säkert sätt.
Genom Eriks insatser kunde Migrationsverket uppnå betydande förbättringar i sina processer:
Effektiv dokumenthantering: Med den nya plattformen DH-Bas och Dokumentvisaren förbättrades åtkomsten till och hanteringen av dokument, vilket ökade effektiviteten och minskade väntetiden för handläggare och administratörer.
Säker och pålitlig kommunikation: Genom den säkra meddelandefunktionen kunde Migrationsverket erbjuda en trygg kanal för kommunikation mellan sökande och handläggare, vilket uppfyller både säkerhets- och integritetskrav.
Ökad användarnöjdhet och effektivitet: Eriks lösningar gjorde det möjligt för handläggare att arbeta mer effektivt med ett stabilt och användarvänligt system som minskade den administrativa bördan och förenklade arbetsprocesserna.
Eriks arbete hjälpte Migrationsverket att möta sina mål för digitalisering och säkerhet, vilket skapade långsiktigt värde genom förbättrad driftssäkerhet och användarvänlighet för verksamhetens IT-stöd.