Kunden stod inför utmaningen att öka effektiviteten och användarnyttan av sitt IT-stöd för underhållsprocesser. Systemet mötte initialt kritik, och verksamheten behövde stöd för att se det långsiktiga värdet i att använda systemet på ett standardiserat och strukturerat sätt. Detta krävde både tekniska förbättringar och en starkare förståelse hos användarna för att ägandeskapet över systemet skulle föras över till verksamheten, vilket Niklas identifierade som avgörande för att kunna realisera systemets fulla potential.
Niklas Olofsson antog en aktiv roll som verksamhetsspecialist för att driva förändringar och förbättra användarupplevelsen av IT-systemet för underhåll, genom följande insatser:
Helhetsgrepp: Niklas tog ett helhetsgrepp över hur IT-stödet användes i underhållsarbetet. Genom att se it-stödet ur ett användarperspektiv samt driva på för standardlösningar och tydliga rutiner skapade han en robust grund för att öka datakvaliteten och ifyllnadsgraden, vilket gav mer pålitliga och användbara data över tid.
Ägandeskap för verksamhetsnyttan: Niklas lade stor vikt vid att få verksamheten att förstå betydelsen av att verksamhetsspecialistrollen fungerar som en nyckelfunktion för att maximera verksamhetsnyttan av systemet. Genom att uppmuntra användarna att känna ägandeskap för systemförbättringarna kunde han bygga engagemang och säkerställa att förbättringarna hade ett långsiktigt stöd.
Våga driva obekväma förändringar: Genom att utmana befintliga arbetssätt och våga föreslå förändringar som först kunde uppfattas som obekväma, kunde Niklas driva på förbättringar som ökade datakvaliteten och bidrog till en högre ifyllnadsgrad i systemet. Han betonade vikten av att använda standardiserade lösningar för att minimera onödig komplexitet och säkerställa bättre långsiktig hållbarhet i systemstödet.
Nyckelroll mellan utvecklingsteam och verksamhet: Niklas fungerade som en viktig länk mellan utvecklingsteamet och slutanvändarna i verksamheten, med en tillräckligt bred kompetens inom båda områdena för att kunna stödja dem i en tid av omfattande förändringar och ökande krav på organisationen. Hans insatser bidrog till att öka förtroendet för IT-systemet genom att fånga upp verksamhetens behov och samtidigt hantera tekniska utmaningar.
Utveckling och lansering av ett utbildningspaket för externa parter: För att säkerställa en bredare kompetens kring systemet skapade Niklas ett nytt utbildningspaket för externa entreprenörer. Detta inkluderade utbildningar för 50-60 underhållsentreprenörer som gav dem insikt i både processerna och systemstödet. Genom detta kunde han förbättra både förståelsen och användningen av systemet bland de externa parter som var avgörande för underhållsarbetet.
Genom Niklas Olofssons insatser skapades betydande värde för kunden:
Förbättrad datakvalitet och systemanvändning: Genom att införa ett helhetsgrepp kring processerna och förespråka standardlösningar skapade Niklas förutsättningar för högre datakvalitet och ett mer tillförlitligt systemstöd, vilket gav verksamheten bättre beslutsunderlag.
Ökat förtroende och goodwill: Niklas insatser för att förbättra systemet och förmedla dess långsiktiga värde ledde till ett ökat förtroende och goodwill, särskilt för ett system som tidigare kritiserats externt.
Engagemang och ägandeskap inom verksamheten: Genom att bygga upp en förståelse för vikten av systemägande och långsiktigt värde i användningen kunde Niklas skapa en starkare koppling mellan systemets funktioner och verksamhetens mål, vilket ökade användarengagemanget.
Bredare kompetens bland externa parter: Med det nya utbildningspaketet kunde Niklas säkerställa att externa underhållsentreprenörer hade nödvändiga kunskaper om både processerna och IT-stödet, vilket ökade deras effektivitet och bidrog till att förstärka samordningen med Svenska Kraftnäts interna resurser.
Niklas arbete bidrog starkt till att affärsverket kunde nyttja systemet för underhållsprocesser på ett mer effektivt och verksamhetsanpassat sätt, vilket förbättrade både interna och externa arbetsflöden och ökade systemets värde för hela organisationen.